Geschäftsprozesse analysieren, optimieren und digitalisieren

Die Grundlage für die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein durchgängiges und klar definiertes Prozessmanagement. Die Strukturen und Entscheidungswege müssen zentral festgelegt sein und auch entsprechend gelebt werden. Nur wenn die Verantwortlichkeiten klar definiert sind, können neue oder optimierte Prozesse durchgängig in der Organisation eingeführt und langfristig etabliert werden.

Wir arbeiten in Workshops gemeinsam mit Ihnen die Rollen und Verantwortlichkeiten aus und begleiten Sie bei deren Einführung und Etablierung. Sind die Aufgaben für die einzelnen Rollen geklärt, müssen das Zusammenspiel zwischen diesen analysiert und Regeln definiert werden.

Wir entwickeln mit Ihnen Konzepte, um die Strukturen in den Teams umzusetzen. Damit bauen Sie Ihr individuelles Prozessmanagement auf und verankern effiziente und einheitliche Entscheidungswege in Ihrem Unternehmen.

Je nach Art der zu gestaltenden Prozesse unterscheidet sich der Schwerpunkt bei der Ist-Analyse. Meist sind die Menschen diejenigen, welche die Aufgaben durchführen und damit ein zentraler Faktor. Eine vertiefte Erhebung der Arbeitsabläufe und des bestehenden Kontexts ist dann ein wesentliches Instrument.

Handelt es sich um weitgehend automatisierte Prozesse, stehen Analysen von Systemen, von Sensor- und Produktionsdaten und Vernetzungsanalysen im Mittelpunkt.

In Interviews, Fragebogen-Erhebungen oder auch Beobachtungen nehmen wir bestehende Abläufe, Informationsflüsse, Probleme und Erfordernisse bei allen beteiligten Rollen auf und identifizieren die beteiligten IT-Systeme sowie die meist zahlreichen „kleinen“ Tools und Excel-Dateien.

Dadurch stellen wir Ihnen eine übergreifende, zusammenhängende Sicht auf Handlungsbedarfe und Optimierungspotenziale entlang der relevanten Prozessketten und Organisationsbereiche zu Verfügung.

In der Prozess- und Potentialanalyse wurden alle relevanten Einflussfaktoren beleuchtet. Im Rahmen der Prozessoptimierung wird basierend auf den identifizierten Optimierungspotentialen und Handlungsbedarfen der zukünftige Soll-Prozess entwickelt. Ziel ist es, die identifizierten Potentiale optimal auszuschöpfen, die Schwachstellen zu beheben und ein Konzept für die Integration in die Systemlandschaft bereitzustellen.

Durch dieses Vorgehen steigern Sie ihre Effizienz und Qualität, da alle Abhängigkeiten und Lieferergebnisse für die Prozessbeteiligten klar definiert sind und unnötige, häufig manuelle Zusatzaufwände beseitigt werden.

mosaiic steht Ihnen mit einem ganzheitlichen Prozessgestaltungsansatz bei all diesen Aufgaben zur Seite.

In vielen Fällen kann durch die Digitalisierung der optimierten Prozesse zusätzliche Effizienz und Transparenz erzeugt werden. Oft resultiert dies in der Einführung neuer übergreifender IT-Systeme, welche alle wesentlichen Abläufe und beteiligten Unternehmensbereiche integrieren. Im Regelfall ändern sich mit der Einführung solcher Systeme auch die zugrunde liegenden organisatorischen Prozesse. Wesentlich für den Erfolg der Optimierungsstrategie ist es dabei, die beteiligten Menschen in den gesamten Veränderungsprozess mit einzubeziehen.

Für zeitintensive Prozessschritte, die eindeutig zu beschreiben sind und sich immer wieder auf die gleiche Weise wiederholen, ist es oft sinnvoll eine Automatisierung anzustreben.

Dabei handelt es sich meist um lästige und zeitraubende manuelle Aufgaben, die den Mitarbeitern somit abgenommen werden können, um Kapazitäten für wertschöpfende Aufgabenstellungen zu schaffen.

Wir entwickeln für Sie ein Konzept für die Integration der Prozesse in Ihre Systemlandschaft und identifizieren mit Ihnen Automatisierungspotentiale. Auch nach der Konzeptphase begleiten wir die Einführung und Etablierung der daraus resultierenden Veränderungen und stellen somit die Akzeptanz sicher.

Für die Implementierung der erarbeiteten Prozesse und Konzepte ist es entscheidend die Prozessbeteiligten in den Fachbereichen einzubinden und diesen die Prozesse transparent zu kommunizieren. In gemeinsamen Workshops beschreiben und verabschieden die Prozessbeteiligten z.B. im Rahmen von Service Level Agreements die konkreten Lieferergebnisse und beschreiben ihre Erwartungshaltung an die Prozesspartner.

Um eine nachhaltige Etablierung der Prozesse sicherzustellen, stellen wir Kommunikationskonzepte und Schulungskonzepte für die Bereiche bereit.

Darüber hinaus prüfen wir durch Interviews, Tests und Kennzahlen den Status der Umsetzung der Prozesse und identifizieren somit weitere nötige Optimierungspotentiale durch z.B. veränderte Rahmenbedingungen.

Durch dieses Vorgehen erhöhen Sie die Identifikation der Prozessbeteiligten mit den erarbeiteten Konzepten und steigern zudem die Veränderungsbereitschaft. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit über definierte Kennzahlen die Verbesserungen hinsichtlich Effizienz, Qualität und Zufriedenheit direkt zu messen.

unterstützt seit über 20 Jahren Unternehmen bei der Steigerung der Leistungsfähigkeit in der Produktentwicklung sowie in strategischen Fragen zur Digitalisierung und Organisationsentwicklung.